Verslag voor de gemeente: hoe heeft u anderen betrokken?
Bij uw vergunningaanvraag voegt u een verslag toe. Dit hebben we nodig om uw aanvraag te kunnen beoordelen. In het verslag staat hoe u uw omgeving betrokken heeft bij uw plan. In het verslag geeft u antwoord op de volgende vragen:
- Wie gaat iets merken van uw plan?
- Met wie van deze mensen/partijen heeft u gesproken?
- Wanneer heeft u hen gesproken?
- Hoe heeft u dat gesprek gevoerd? (per mail, in een één-op-één gesprek, in een appgroep, via social media, tijdens een (online)bijeenkomst, anders)
Als u een bijeenkomst heeft georganiseerd
- Hoe was de stemming in het gesprek? Was men enthousiast? Kritisch? Of erg negatief?
- Hoe is er geluisterd naar elkaar?
- Welke ideeën zijn er ingebracht?
- Welke bezwaren heeft u te horen gekregen?
- Wat heeft u met de wensen/ideeën gedaan en waarom?
- Hoe heeft u uw afweging toegelicht aan de mensen die u gesproken heeft?
- Hoe kijken de mensen die u betrokken heeft terug op het proces?
- Wat vinden de deelnemers van de uitkomst van het gesprek?
In dit verslag beschrijft u dus hoe u uw omgeving betrokken heeft. Deel uw verslag met de mensen die u gesproken heeft. Pas dat naar aanleiding van de opmerkingen eventueel aan. Bent u het niet eens met bepaalde opmerkingen? Neem ze dan apart op in uw verslag en geef een korte toelichting.
Heeft u een bijeenkomst georganiseerd? Maak daarvan een apart verslag en laat dat ondertekenen door de aanwezigen. Zij tekenen dan voor een correcte weergave van de bijeenkomst, niet persé omdat ze het eens zijn met het plan. Geef dit ook aan de mensen aan.
De gemeente gebruikt uw verslag om in te schatten of u de belangen van de omgeving goed meegenomen heeft. Verder weegt de gemeente het algemeen belang mee bij het besluit om de vergunning wel of niet toe te kennen.