Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u een vergunning nodig of moet u een melding indienen. In sommige gevallen is een evenement zowel vergunnings- als meldingsvrij. 

Voorwaarden

Vergunning, melding of niets nodig?

Organiseert u een evenement waarbij minder dan 200 personen betrokken zijn? Dan bestaat de mogelijkheid om, onder voorwaarden, te volstaan met een melding. Voldoet het evenement niet aan deze voorwaarden? Dan heeft u een vergunning nodig. Een vergunning vraagt u minimaal acht weken, bij voorkeur twaalf weken, voor het evenement plaatsvindt aan.

Melding

In de volgende gevallen kunt u meestal volstaan met een melding:

  • Er zijn maximaal 200 personen aanwezig bij het evenement.
  • Het evenement vindt plaats tussen 08.00 uur en 23.00 uur.
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, brom- / fietspad of parkeerplaats of op een andere manier een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten; 
  • Voor 10.00 uur en na 22.00 uur brengt het evenement geen geluid voort.
  • U plaatst slechts kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object.
  • Het evenement heeft een organisator.
  • De organisator moet uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement melding daarvan doen bij de gemeente.

U hoeft geen melding te doen als

  • Er minder dan 100 personen aanwezig zijn;
  • Het evenement niet plaatsvindt op de openbare weg (inclusief parkeerplaatsen);
  • Er geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 10.00 uur en na 22.00 uur.

Kosten

De kosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor het organiseren van een evenement zijn:

  • Voor één evenement: € 53,80.
  • Voor een evenement met één of meerdere activiteiten op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening en/of bijzondere wetten wordt het bedrag, genoemd in 3.2.1, per activiteit, verhoogd met € 5,35.
  • Voor 2 of meer evenementen in één aanvraag: € 84,80.
  • Voor twee of meer evenementen met één of meerdere activiteiten op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening en/of bijzondere wetten wordt het bedrag genoemd in 3.3.2, per activiteit, verhoogd met €  5,35.
  • Indien het twee evenementen van méér dan 1500 personen betreft wordt het tarief als genoemd in artikel 3.2.2, per activiteit, verhoogd met  € 54,30.
  • Voor een circus of kermis: € 108,60.

(prijspeil 2021)

Voor vergunningen voor evenementen van vrijwilligersorganisaties (non-profit instellingen, gerund door vrijwilligers) worden geen kosten in rekening gebracht.

Aanvraag

U vraagt een vergunning aan of doet een melding bij de gemeente. Hiervoor kunt u onderstaand formulier gebruiken. Voor het aanvragen van een vergunning of doen van een melding gebruikt u dus hetzelfde formulier.

Evenementenvergunning aanvragen of melding doen (pdf, 333Kb).

Als u een activiteit organiseert waar een podium, tent of ander bouwsel wordt geplaatst waar meer dan 150 personen in /op kunnen, moet u een gebruiksmelding doen. Ook als u een activiteit organiseert waar meer dan 10 personen blijven overnachten moet u een gebruiksmelding doen. Meer informatie staat op de pagina Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.

•    Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening

Aanpak

U moet de volgende informatie aanleveren bij het aanvragen van een vergunning:

  • De naam, locatie en een omschrijving van het evenement.
  • Een draaiboek met tijden, plaatsen, activiteiten.
  • Het aantal te verwachten bezoekers
  • Een situatietekening met daarop de indeling van het terrein en alle objecten zoals tenten, tappunten, bak- en braadinrichtingen, EHBO-posten, gasflessen etc. 
    • Als een tent waarin 50 personen of meer gelijktijdig in aanwezig zullen zijn wordt geplaatst moet dit worden weergegeven op de situatietekening, voeg een plattegrond van de tent toe
    • Een overzichtstekening worden bijgevoegd met alle objecten die worden geplaatst. Geef podia tribunes ook op de situatietekening weer.
  • Een verkeersplan: dit is een overzichtstekening met de (gewenste) verkeersmaatregelen en parkeerplaatsen.
  • Een veiligheidsplan.

Procedure

  • Als u de aanvraag heeft ingediend, controleren wij of de gegevens correct en compleet zijn.
  • Bij een onvolledige aanvraag ontvangt u een verzoek om de aanvraag aan te vullen met de ontbrekende gegevens.
  • Doet u dit niet, dan verklaren wij de aanvraag niet-ontvankelijk en nemen wij uw aanvraag niet in behandeling.
  • Wij toetsen de volledige aanvraag aan de Algemene plaatselijke verordening.
  • U ontvangt een beslissing op uw aanvraag.

Bezwaar & beroep

Bent u het niet eens met onze beslissing? Dan kunt u bezwaar maken. Wij bekijken de zaak dan opnieuw. Wij moeten uw bezwaarschrift binnen zes weken hebben na de verzenddatum op deze brief. In het bezwaarschrift staan: de datum, uw naam en adres, uw handtekening, met welk besluit u het niet eens bent en waarom. Voor meer informatie: www.heerde.nl/bezwaar.

Meer informatie