Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren? Dan heeft u een vergunning nodig of moet u een melding indienen. In sommige gevallen is een evenement zowel vergunnings- als meldingsvrij.

Melding, vergunning of niets nodig?

Voorwaarden melding evenement

  • Er zijn maximaal 200 personen aanwezig bij het evenement.
  • Het evenement vindt plaats tussen 08.00 uur en 23.00 uur.
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, brom- / fietspad of parkeerplaats. Het evenement vormt niet op een andere manier een belemmering voor het verkeer en hulpdiensten; 
  • Voor 10.00 uur en na 22.00 uur brengt het evenement geen geluid voort.
  • U plaatst slechts kleine objecten met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object.

De organisator moet minimaal 10 werkdagen voor het evenement een melding doen bij de gemeente.

Niets nodig

In de volgende gevallen hoeft u ook geen melding te doen:

  • Er zijn minder dan 100 personen aanwezig bij het evenement.
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, brom- / fietspad of parkeerplaats. Het evenement vormt niet op een andere manier een belemmering voor het verkeer en hulpdiensten.
  • Voor 10.00 uur en na 22.00 uur brengt het evenement geen geluid voort.

Vergunning nodig

Voldoet uw evenement niet aan deze voorwaarden? Dan heeft u een vergunning nodig.

De organisator moet minimaal 8 weken, bij voorkeur 12 weken, voor het evenement plaatsvindt een vergunning aanvragen bij de gemeente.

Vergunning aanvragen of melding doen

Dat kan met het formulier dat hieronder staat. Voor het aanvragen van een vergunning of doen van een melding gebruikt u dus hetzelfde formulier.

Evenementenvergunning aanvragen of melding doen (pdf, 333Kb).

Als u een activiteit organiseert waar een podium, tent of ander bouwsel wordt geplaatst waar meer dan 150 personen in /op kunnen, moet u een gebruiksmelding doen. Ook als u een activiteit organiseert waar meer dan 10 personen blijven overnachten moet u een gebruiksmelding doen. Meer informatie staat op de pagina Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.

•    Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening

Wat zijn de kosten voor het in behandeling nemen van een aanvraag?

  • Voor één evenement: € 54,60
  • Voor een evenement met één of meerdere activiteiten op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening en/of bijzondere wetten wordt het bedrag, genoemd in 3.2.1, per activiteit, verhoogd met € 5,35
  • Voor 2 of meer evenementen in één aanvraag: € 86,05
  • Voor twee of meer evenementen met één of meerdere activiteiten op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening en/of bijzondere wetten wordt het bedrag genoemd in 3.3.2, per activiteit, verhoogd met € 5,35
  • Indien het twee evenementen van méér dan 1500 personen betreft wordt het tarief als genoemd in artikel 3.2.2, per activiteit, verhoogd met € 55,10.
  • Voor een circus of kermis: € 110,25

Voor vergunningen voor evenementen van vrijwilligersorganisaties (non-profit instellingen, gerund door vrijwilligers) worden geen kosten in rekening gebracht.

Welke gegevens moet u aanleveren?

  • De naam, locatie en een omschrijving van het evenement.
  • Een draaiboek met tijden, plaatsen, activiteiten.
  • Het aantal te verwachten bezoekers
  • Een situatietekening met daarop de indeling van het terrein en alle objecten zoals tenten, tappunten, bak- en braadinrichtingen, EHBO-posten, gasflessen etc. 
    • Als een tent waarin 50 personen of meer gelijktijdig in aanwezig zullen zijn wordt geplaatst moet dit worden weergegeven op de situatietekening, voeg een plattegrond van de tent toe
    • Een overzichtstekening worden bijgevoegd met alle objecten die worden geplaatst. Geef podia en tribunes ook op de situatietekening weer.
  • Een verkeersplan: dit is een overzichtstekening met de (gewenste) verkeersmaatregelen en parkeerplaatsen.
  • Een veiligheidsplan.

Wat doen wij met uw aanvraag?

  • Wij bekijken of u alle gegevens heeft ingevuld en aangeleverd.
  • Als er gegevens missen, vragen wij u om uw aanvraag aan te vullen met de ontbrekende gegevens.
  • Doet u dit niet, dan is uw aanvraag niet-ontvankelijk en nemen wij uw aanvraag niet in behandeling.
  • Wij toetsen de volledige aanvraag aan de Algemene plaatselijke verordening.
  • U ontvangt een beslissing op uw aanvraag.

Bent u het niet eens met onze beslissing?

Dan kunt u bezwaar maken. Wij bekijken de zaak dan opnieuw. Wij moeten uw bezwaarschrift binnen 6 weken hebben na de verzenddatum op onze brief. In het bezwaarschrift staan: de datum, uw naam en adres, uw handtekening, met welk besluit u het niet eens bent en waarom. Voor meer informatie: www.heerde.nl/bezwaar.